1. Vivre à la vitesse de ses emails ?
Il serait si triste de vivre à la vitesse des emails. À 200 emails par jour sur une journée de 7 heures, cela correspond à un email toutes les 2 minutes. Suivre ce rythme revient à s'interrompre constamment et de casser notre concentration en petits fragments.
Sans concentration possible, la prise de décision n'est plus possible et le processus de créativité ne pourra réellement démarrer : impossible de gérer des choses compliquées.
En suivant un rythme constant d'interruptions, notre focus s'oriente sur la gestion de tâches simples plutôt que de projets complexes. Notre degré d'attention chute.
Notre inbox devient notre to-do list et tout s'accumule, sans priorité. Dès qu'une chose est traitée, deux nouvelles apparaissent. Le planning de la journée va disparaître derrière l'accumulation de nouveaux emails.
À la fin de la semaine, c'est plusieurs milliers d'emails que l'on a subi et qui s'accumulent.
2. Addictif, comme au casino
C'est le cas chez moi : une partie de nous adore le fait d'être tout le temps sollicité par email et l'importance que cela nous donne. Cela fait partie de notre ego, et c'est addictif.
Addictif aussi, le plaisir de traiter/répondre/archiver/supprimer un email. Comme de cocher une case de notre to-do list.
Addictif aussi, le plaisir de découvrir ce qui se cache derrière un sujet d'email. Est-ce important ? Intéressant ? Est-ce une invitation ? Ce plaisir de découvrir un email important parmi une dizaine qui ne le sont pas, nous le percevons comme une récompense.
C'est pour cela que notre comportement aux emails peut devenir addictif : la récompense est aléatoire, comme au casino. Et la raison est chimique : face à des récompenses positives qui interviennent de manière aléatoire, notre cerveau réagit en libérant de la dopamine. D'où l'impression de plaisir. D'où l'ouverture des 10 prochains pour voir si une bonne nouvelle se cache.
Typiquement, les emails de notifications, les emails planifiés (au jour, semaine, etc.) sont addictifs en raison de cela.
3. Facile de partager. Difficile de se concentrer.
Avec les emails, le partage de l'information est devenu une commodité. Quand on arrive au boulot et qu'il y a 50 emails qui nous attendent, le message est clair : 50 personnes personnes ont besoin de moi. Au mieux, on traite et répond à ces emails en quelques heures, avec que les réponses arrivent : "Merci", "On en reparle demain", "Dispo pour en discuter", "J'aurais aussi besoin de _______", "Et toi, tout va bien ?".
Le partage de l'information est devenu si facile qu'on en profite, en mettant en copie toutes les personnes potentiellement intéressées par une information.
Oublier de mettre quelqu'un "dans la boucle", c'est risquer de le vexer.
Un environnement de travail qui encourage ces comportement, c'est un environnement qui conduit à favoriser la vision du travail comme une liste infinie de tâches à effectuer et un flux d'informations constant à digérer. Le travail devient mécanique - et notre créativité chute, tout comme notre capacité à gérer des projets de manière globale.
Après une interruption, nous avons besoin d'au moins une minute pour se re-concentrer. Du temps perdu, potentiellement à cause d'un spam ou d'un email "avec un code promo de 5%".
Les premières étapes que vous pouvez prendre sont les suivantes :
- Enlever le son des notifications,
- Enlever le vibreur,
- Retirer les notifications totalement - ou simplement le push, pour les garder au besoin dans le centre de notifications.
1. Envoyez le moins d'emails possible
Envoyer des emails revient à recevoir des emails. Envoyer des emails prend du temps, lire les réponses également : et la boucle peut être sans fin.
C'est la première étape : si un email n'est pas essentiel, ne l'envoyez pas. Gagnez du temps pour vous, et pour la personne à qui il était destiné.
Sortir de la boucle de l'email → réponse → réponse → réponse le plus vite possible est l'étape la plus facile pour 1/ recevoir moins d'emails 2/ que la gestion des emails prenne moins de temps.
2. Ne regardez pas votre boîte de réception au début et à la fin de la journée
Cela fixe une limite et dédramatise notre rapport aux emails : ne pas commencer ni terminer sa journée par des emails détache notre ego du nombre d'emails que l'on reçoit.
Regarder ses emails avant de commencer sa journée ne nous donne pas de l'avance : ça allonge simplement la journée de travail.
Se fixer des limites horaires de réponses est un bon moyen de dresser là encore des barrières entre soi et sa boîte de réception, pour développer un rapport plus sain aux sollicitations.
Un avantage des emails (à la différence du téléphone par exemple) est qu'il s'agit d'un moyen de communication asynchrone : c'est très pratique si on a besoin d'être réactif dans la minute, mais de manière générale, c'est très rarement une nécessité. Cela doit rester l'exception, afin de pouvoir développer nos facultés cognitives sur d'autres sujets que simplement la gestion de nos emails.
3. Ne faites pas votre to-do list dans votre boîte de réception
Séparer la liste des choses à faire des emails reçus est là encore une étape essentielle pour réduire la place des emails dans son quotidien, et d'éviter de rentrer dans un mode où c'est l'arrivée constante d'emails qui dicte le rythme de nos journées.
Faire une to-do list séparée. Incorporer les emails à l'intérieur (ie. "Répondre à _______", etc.)
4. Gardez les sujets importants ou complexes en dehors des emails
Si un sujet de débat est important ou difficile à résoudre, l'email n'est pas le bon moyen de le traiter. L'email est un bon medium asynchrone pour une quantité de choses (notifications, communiquer des nouvelles, etc.) - le débat n'est pas son fort. Le risque est double :
- Enfoncer le débat dans des réponses sans queue ni tête au sein d'une boucle d'emails où les personnes ne réagissent pas à la même chose,
- Perdre du temps à penser qu'un sujet est résolu alors que les personnes qui interagissent ne parlent pas au même niveau.
Si c'est complexe, ce n'est pas un email. C'est un visio, une réunion, un coup de téléphone, un débat organisé sur la base de documents contradictoires, etc. Mais pas un email.
5. Fixez-vous des plages horaires où les emails ne sont pas consultés
De 15h à 17h par exemple - ce temps sera consacré à autre chose. Mettez-le dans votre agenda : c'est un temps pour vous, et ce soit être valorisé.
Précisément, ce temps sera consacré à être attentif à une chose que l'on définit pro-activement, sans avoir la distraction de nouveaux emails qui arrivent dans la boîte de réception.
C'est un temps de concentration, qui peut véritablement être planifié.
6. Désabonnez-vous directement, plutôt que de supprimer tous les jours/semaines un email que l'on ne lit plus
Non, si on ne lit plus une newsletter depuis 15 semaines, même s'il y a une information importante un jour, on ne la lira pas. Ces emails polluent seulement votre espace. Il est temps de se désabonner.
7. Assumez votre rapport aux emails
Votre rapport plus sain à vos emails et votre souhait de développer votre concentration, il faut en être fier et le communiquer. Ne pas hésiter à dire qu'un email en CC est moins important qu'un email dont vous êtes le destinataire principal. Que si un email n'est pas nécessaire, alors il n'est pas la peine de l'envoyer. Qu'au début d'après-midi, vous ne répondez pas aux emails. Que les emails ne sont pas l'urgence : s'il y a une urgence, c'est un texto.
Observez le rapport que vous réussissez à développer, et communiquez-le. Les gens vous seront reconnaissants de votre franchise.
8. Créez des dossiers - et utilisez-les
Dans toute boîte de réception, il y a la possibilité de créer des dossiers.
Utilisez-les pour classer et prioriser les emails. Qu'il y ait des emails non-lus, pourquoi pas. Mais s'il y a 18 emails non-lus dans le dossier "Newsletter", c'est moins inquiétant que 18 emails non lus de manière globale. C'est plus précis, moins inquiétant - et moins urgent.
Le faire à la main - c'est possible, voire nécessaire.
Mais il est possible aussi de le faire automatiquement.
On commence ?
Ces règles sont une première étape pour commencer à avoir un rapport sain aux emails.
Mais en plus d'établir un rapport sain (qui est une nécessité), la technologie et le fonctionnement des boîtes de réception peut nous aider à gagner du temps - et de la concentration - dans la gestion de nos emails.
Un point essentiel est de pouvoir filtrer nos emails, de la même manière que l'on peut filtrer nos appels téléphoniques. Pouvoir affaiblir la puissance de distraction des emails inintéressant, pour se concentrer sur l'essentiel.
1. Ne plus perdre de temps avec les emails marketing
Sur Gmail
Par exemple, sur Gmail, un filtre essentiel à mettre en place est le suivant : cliquer sur la flèche à droite de la barre de recherche :
Dans le formulaire de recherche, indiquer "désinscrire| unsubscribe| désinscription| desinscri" sans espaces, de cette manière :
Qu'est ce que cela signifie ? Cela sélectionne tous les emails qui ont exactement les mots "désinscrire" ou "unsubscribe" (désinscrire en anglais) ou "désinscription" ou "desinscri" (pour prendre en compte les variations sans accents.
Cela sélectionne tous les emails de type newsletters, qui ne vous sont pas adressés à vous en particulier.
Ce sont des emails qui n'ont pas à vous déranger.
Vous pouvez cliquer sur "Créer un filtre" et sélectionner "Skip the Inbox" :
De cette manière, les emails n'arriveront plus en notification dans votre boîte de réception, mais seulement dans la section "Tous les messages", que vous avez à vérifier proactivement **quand vous le souhaitez**.
Plus de surprise, même avec un sujet qui a l'air intéressant : les emails qui ne vous sont pas dédiés à vous seulement sont mis de côté.
Une fois par jour, vous pouvez sélectionner tous les emails non lus de votre boîte email - par exemple en recherchant is:unread sur Gmail.
Vous pouvez alors sélectionner tous les emails pour les marquer comme lus. En passant sur les sujets et les expéditeurs, vous pouvez désélectionner ceux que vous voulez vraiment lire en leur laissant un statut non-lu. Tous les autres, marquez les comme lus.
Vous avez gagné des heures de votre temps - et de concentration.
Sur Outlook
Sur Outlook, c'est le même fonctionnement, à partir de Rules & Alerts :
Cliquez sur "Nouvelle règle" puis sur le Template "Déplacer les messages avec un mot spécifique dans un dossier" :
Décochez la ligne relative au sujet et sélectionnez celle relative au contenu de l'email :
Notre search list, comme pour Gmail, sera :
- "désinscrire"
- "unsubscribe"
- "désinscription"
- "desinscri"
Cliquez sur le dossier à sélectionner et créez-en un nouveau, par exemple "Emails Promotions ou Marketing".
Cliquez sur "Suivant" puis sélectionnez "Déplacer l'email dans le dossier spécifié". Suivant, on nomme la règle "Email Marketing", on vérifie qu'elle est bien active et... "Terminer" !
Des heures de gagnées ! Avec cette règle, les emails qui ne nous sont pas dédiés en temps que personnes (tous les emails dont on peut se désinscrire, donc généralement des emails marketing) ne nous dérangent plus. On a la possibilité de les consulter quand on le souhaite plutôt que quand l'expéditeur le décide.
2. Ne plus perdre de temps avec les emails en copie
Sur Gmail
Dans Gmail, on a aussi la possibilité de créer des labels, dans le menu en bas à gauche de votre écran. On va en créer deux : un qui s'appelle "BCC" et l'autre, "CC".
On va créer une autre recherche, qui sera "cc:me" :
Cela sélectionne tous les emails pour lesquels nous sommes en CC (et donc, pas le destinataire principal). On créer un filtre, pour, là encore, archiver tous ces emails, mais les ranger dans le même temps dans le label que l'on vient de créer :
On crée le filtre, et c'est bon ! Dernière étape : dans la liste des labels créés, on peut sélectionner l'option suivante : montrer le label "CC" si et uniquement si des emails non-lus sont présents. Autrement, on sait que l'on aura pas à le checker :
Avec déjà ces deux filtres créés, les emails qui ne nous sont pas dédiés en temps que personnes (tous les emails dont on peut se désinscrire, donc généralement des emails marketing) ne nous dérangent plus. On a la possibilité de les consulter quand on le souhaite plutôt que quand l'expéditeur le décide.
Les emails qui nous sont dédiés - mais dont nous ne sommes pas le destinataire principal - sont eux mis de côté. Là encore, c'est une question de prioritisation : ils viennent après les emails qui nous sont adressés directement.
Sur Outlook
Là encore, c'est possible sur Outlook, de manière un peu différente. On reprend la création d'une règle comme la fois précédente, mais cette fois, sans partir d'un template, en sélectionnant "Règle sur les messages que je reçois".
Suivant, puis on prend l'option que l'on souhaite, à savoir que je ne suis pas le destinataire principal :
Ensuite on suit le même processus que précédemment, à savoir que l'on assigne le message dans un nouveau dossier que l'on appelle "CC/BCC".
Et voilà ! Avec cette règle, les emails qui ne nous sont pas dédiés directement baissent en priorité et nous pouvons les consulter dans ce dossier à tout moment !
3. Une adresse email en cache en fait plusieurs (sur Gmail)
Si vous souhaitez gérer vos filtres de manière plus précise, il existe également une autre manière de le faire - qui de plus, vous permet de largement augmenter la sécurité de votre boîte mail !
Ces conseils s'appliquent spécifiquement à Gmail : avec l'adresse email que vous avez, vous pouvez en fait en utiliser un nombre infini.
Par exemple, si votre adresse est prenom.nom@gmail.com.
C'est exactement la même que prenomnom@gmail.com. Ou pre.nomnom@gmail.com.
Pour gérer les identifiants, Gmail ne prend pas en compte les points dans les adresses email.
De la même manière, Gmail ne prend pas en compte ce qui se situe après le signe +. Par exemple, les adresses suivantes sont les mêmes :
- prenom.nom@gmail.com
- prenomnom@gmail.com
- prenom.nom+newsletterlemonde@gmail.com
- prenomnom+amazon@gmail.com
- prenom.nom+shopping@gmail.com
- prenom.nom+important@gmail.com
Cela vous permet, lorsque vous vous inscrivez à des services avec votre adresse email principale, de ne pas utiliser exactement la même et de la différencier à chaque fois. Cela vous permet ensuite de les filtrer plus précisément (on peut archiver directement les adresses +shopping, mais pas celles en +important).
De plus, si sur certains services, des personnes essaient de vous pirater votre compte Amazon (par exemple) pour se connecter, ils ont une démarche supplémentaire à effectuer, à savoir trouver l'adresse email que vous utilisez effectivement sur ce service. À moins de l'avoir dès le départ, personne n'essaie cela.
La première règle pour recevoir moins d'emails - c'est d'envoyer moins d'emails.
Mais quand on envoie un email, autant être le plus efficace possible.
Que ce soit sur téléphone ou sur son ordinateur, si l'on doit répondre, une très bonne façon de s'organiser est de fonctionner avec des morceaux de réponse pré-enregistrées.
Par exemple, ces morceaux pré-enregistrés s'avèrent très utiles :
ssignature ⇒
Prénom
+33 00 00 00 00
www.website.com
restedispo ⇒
Je reste bien entendu disponible, n'hésitez pas au besoin.
Belle journée,
Prénom
+33 00 00 00 00
www.website.com
ffollowup ⇒
Bien reçu, je vous fais un retour au plus vite.
Très belle journée,
Prénom
+33 00 00 00 00
www.website.com
Un logiciel formidable pour gérer ces raccourcis de message, qui permettent de gagner du temps à la réponse est aText.
Cela est aussi possible sur téléphone ou tablette !
Sur iPhone, en allant dans la section Général > Clavier :
Puis "Remplacement", on peut de la même façon définir les mêmes suggestions de texte que le téléphone va suggérer lorsque l'on va taper le mot clé ! Astuce en passant : oui, ça fonctionne pour les emails, mais pareil pour les textos.